Entendiendo la NOM-035.

El día de ayer estuve presente en el primer desayuno Magno de la ARIOAC el cuál estuvo presente el Lic. Valerio Pérez, Director de la STPS Jalisco y abordó la NOM-035 de la perspectiva de la STPS Jalisco.

Lo destacable es que la autoridad está buscando profesionalizar a los dptos de Recursos Humanos para empujar la gestión del capital humano hacia un "Bienestar Laboral". En 22 días se firmarán los convenios de colaboración entre la STPS Jalisco y la STPS Federal para dar inicio al proceso de coordinación de auditorías (al menos en Jalisco). Reiteró que no busca la STPS ser una norma recaudatoria (sabemos que multas pueden llegar hasta los $500K MXN) pero si estamos en un estado de derecho por lo que insistió a las organizaciones a poder iniciar con este proceso.

En LET Consulting Partner México, hemos apoyado a más de 10 empresas a nivel nacional a dar cumplimiento a dicha norma en lo que va del último trimestre del año 2019 e inicios de este y como Director General de la consultora me di a la tarea de difundir nuestra metodología para genuinamente poder invitarte a mejorar las condiciones laborales de nuestra sociedad.

Seguramente tenemos a nuestros responsables de Recursos Humanos persiguiéndonos para firmar el proyecto de la NOM-035. Como ya sabemos, a partir del 23 de octubre del 2019 las empresas ya deben de contar con un plan de cuidado de estrés y de riesgos psicosociales para sus empleados. Pero seamos honestos, ¿realmente nuestra organización entiende lo que significa?

Esta norma tiene como objetivo principal lograr que las organizaciones aborden activamente el bienestar de sus colaboradores, todavía hay muchos puntos detrás de esto que deben ser tomados en cuenta.

Para este artículo decidimos detallar lo que trata la norma y cómo las empresas pueden aplicarla a su vida diaria.  

Antes de entrar en detalles hay que explicar que la NOM-035 es una normativa que tiene como objetivo facilitar la inspección en las empresas de temas relacionados con la salud mental y emocional de los colaboradores. De esta forma, las autoridades podrán evaluar de una forma más sencilla cómo se encuentra cada empresa en estos términos. 

Las obligaciones que aparecen en la NOM-035 no son cosa nueva, de hecho están ligadas al Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual está vigente desde el 2015. Así que sorprendentemente, las obligaciones que aparecen en esta normativa, ya existen desde hace 4 años. 

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¿Qué cubre la NOM-035?

La norma se centra en 3 ejes y busca facilitar la inspección respecto a:

1. Política de prevención de riesgos psicosociales.

2. Medidas en cuanto a prevención de violencia.

3. Disposiciones para el impulso de un entorno organizacional favorable. 

En resumen, la metodología es muy sencilla; primeramente debemos identificar los factores de riesgo que existen en la organización. Esto lo haremos a través de las guías propuestas <cuestionarios> por la STPS para que posteriormente podamos analizar la información obtenida y poder prevenir cualquier riesgo que exista en nuestra organización a través de planes de acción o de mejora.

La STPS nos dio un año <todo 2018> para que las empresas pudieran crear su política de prevención & demás mecanismos documentales que fueran a favor a de la prevención de dichos factores psicosociales. A partir de octubre 2019, las empresas obligadas a no solo implementar estas políticas, sino a mantenerlas y difundirlas. De esta forma también se busca que dichas políticas trasciendan en la vida dentro de la organización. 

Otro de los puntos clave de esta norma es que ya se solicitan medidas de prevención y control de factores de riesgo psicosocial. Además, en este año ya debe existir un mecanismo elaborado especialmente para la recepción de denuncias de violencia laboral de los colaboradores y otro de quejas en contra de actos que pueden dañar el ambiente organizacional. 

Adicionalmente, durante este año las empresas ya deben de contar con un mecanismo para identificar a las personas que han sido expuestas a eventos traumáticos. El objetivo de este punto es identificarlos y darles el seguimiento adecuado que necesiten. 

Pasos para aplicar la NOM-035 dentro de los centros de trabajo

1. En este caso es fundamental contar con una preparación en la que participen los tomadores de decisiones, quienes deben estar familiarizados y sensibilizados ante la norma. Ellos serán quienes “diseñen” y autoricen el camino que la organización tomará para aplicar la norma. 

2. En LET Consulting Partner abordamos estos proyectos con la creación de un comité o un equipo multidisciplinario quien será responsable de la gestión de todo este proceso de cambio. Es importante capacitar al personal responsable de aplicar los cambios para acatar la norma. Este es el paso final de la preparación. 

3. Una vez que se ha concluido con la etapa de preparación, se debe realizar el diseño de la política, la aplicación del diagnóstico, crear un plan de medidas de prevención y control. 

4. Finalmente, viene la evaluación. Todo este proceso se podría ver cómo un círculo de mejora continúa. Es importante recalcar que para que estas acciones tengan impacto y trasciendan en la empresa, estas deben ir incluidas en el sistema de gestión integral de la empresa. 

5. Para concluir se debe de analizar la información para poder hacer un plan de mejora en 3 niveles. Esta es la parte que mas nos gusta colaborar con organizaciones ya que generaremos un plan de bienestar laboral el cual abordará temas integrales para toda la organización. Es la etapa creativa de la NOM-035.

¿Con qué problemas nos podemos encontrar al implementar la NOM-035?

El principal obstáculo al que las empresas pueden encontrarse es el de la falta de comprensión respecto a lo que se trata. Esto puede ser desde un pobre sustento documental que respalde las políticas de prevención y análisis de los factores de riesgo o que simplemente no se entienda completamente la dimensión de los factores de riesgo psicosociales. En este último caso, la organización podría no saber qué medidas están “bien” o “mal” aplicadas para manejar estos riesgos. Para esto es necesario comprender en su totalidad cuáles son los factores de riesgo psicosocial y las acciones que impulsan el entorno organizacional. 

Por si existen dudas, los factores de riesgo son todos aquellos elementos derivados del trabajo que si te expones a ellos, te incrementan la probabilidad de desarrollar un trastorno de ansiedad, no orgánicos del ciclo sueño-vigilia y de estrés grave y de adaptación.

Algunos ejemplos son:

• Baja autonomía en el trabajo

• Sobrecargo en el trabajo

• Roles no bien definidos

• Metas u objetivos poco claros

• Órdenes contradictorias

• Ritmos acelerados

• Inseguridad en el trabajo

• Falta de acceso a seguridad social

• Entorno físico incómodo y antihigiénico

• Escaso reconocimiento

• Ausencia de apoyo social

• Violencia en las relaciones. 

Cumpliendo la NOM-035

Las empresas deben presentar evidencia documental del cumplimiento de la NOM-035 ante las autoridades correspondientes. En dichas pruebas deben mostrar que han realizado un diagnóstico de los factores de riesgo psicosocial dentro de la organización. Esto puede incluir desde resultados, fotografías de la aplicación de dicha encuesta, plan escrito de las medidas a tomar o a diseñar a partir de los resultados o cualquier otro documento o archivo que pueda comprobar que realizaste la evaluación y que desarrollaste medidas a partir de los resultados de esta. 

Una vez que se ha evaluado a los colaboradores & la empresa; la STPS obliga a los centros de trabajo a hacer público la calificación con el afán de sensibilizar a los trabajadores.

Cuando la STPS haga la visita de inspección, esta estará en su derecho de hablar con el colaborador de su preferencia para corroborar la información que fue presentada como evidencia es auténtica. Al momento de elegir una unidad de verificación hay que tomar en cuenta el tipo de acompañamiento que estas brindan a las empresas. 

Si se detecta que un colaborador ya está enfermo por los riesgos de trabajo, no solo se debe apoyar en su recuperación. Sino que también la empresa tiene la oportunidad de revisar todo su proceso para encontrar dónde fue la falla y así poder corregirla. 

La empresa no será responsable de alguna posible enfermedad del colaborador por factores externos. Pero sí le corresponde difundir e implementar programas que fomentan la salud. Es por eso que en los últimos años hemos visto programas de wellness y bienestar como tendencia dentro de las organizaciones. 

La NOM-035 y el outsourcing

Es importante hacer la distinción de que la NOM-035 se debe aplicar en cada lugar de trabajo y a todos los trabajadores <no empleados>. Esto refiere que todos los trabajadores, sin importar el empleador caen dentro del universo de la muestra. Es importante recalcar que las acciones correspondientes de mitigar los FRP es de cada empleador. Esto es basado en los art. 14 de la Le Federal de Trabajo.

¿Qué pasa si no quiero seguir la NOM-035?

Además de las posibles consecuencias de ley (como sanciones y multas) también hay otros efectos negativos que podrían afectar a tu organización. Entre estas, enlistamos la rotación de personal, ausentismo, pago al IMSS, mal desempeño, mala atención al cliente y clima hostil.

E incluso puede ser que tu empresa ya esté pasando por estos problemas desde antes de implementar la norma.